PRIVACYVERKLARING

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:

Lukas Musebrink
Krückenweg 61
44227 Dortmund
Duitsland
E-mail: support@matchday.design
Telefoon: 015679728873

Een functionaris voor gegevensbescherming hoeft op grond van Art. 37 AVG, § 38 BDSG niet te worden aangewezen, omdat de wettelijke voorwaarden daarvoor niet zijn vervuld.

Matchday.design is een platform waarmee voetbalclubs afbeeldingen en video's maken voor hun socialemediakanalen. Daarbij verwerken wij (a) onder eigen verantwoordelijkheid de gegevens van de geregistreerde gebruikers (account, overeenkomst, facturatie, websitebezoek) en (b) in opdracht van de clubs de door hen aangeleverde inhoud — met name namen, foto's en wedstrijdgegevens van hun teams (Art. 28 AVG; zie sectie 10 en onze verwerkersovereenkomst (AVV)).

• Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b) — levering van de dienst, account, betaling
• Gerechtvaardigd belang (sub f) — beveiliging, misbruikpreventie, productbedrijf
• Toestemming (sub a) — analysecookies
• Wettelijke verplichting (sub c) — bewaarplicht, bewijsvoering

a) Account & registratie

E-mailadres, optioneel voor- en achternaam en taal. Het inloggen gebeurt zonder wachtwoord via een eenmalige code die wij naar je e-mailadres sturen (Supabase Auth). Je instemming met de algemene voorwaarden, de privacyverklaring en de AVV wordt met tijdstip, versie en gepseudonimiseerd IP-adres (hash) als bewijs vastgelegd (Art. 7). Nieuwe clubaccounts controleren wij vóór activering aan de hand van de gegevens uit de registratie (sub b en sub f – bescherming tegen misbruik).

Aan het einde van de installatie kun je vrijwillig wensen voor het ontwerp, voorbeeldafbeeldingen en een tweede contactkanaal (WhatsApp-nummer of Instagram-naam) opgeven. Wij gebruiken deze alleen om je club in te richten en je bij vragen daarover te bereiken (Art. 6 lid 1 sub b AVG); ze worden samen met het clubaccount verwijderd.

Om de dienst te verbeteren, voor gebruiksstatistieken en om inactieve accounts te herkennen slaan wij per gebruiker en kalenderdag het aantal bezoeken en inlogs op, evenals het tijdstip van de laatste activiteit (sub f). Deze gegevens worden na 2 jaar verwijderd.

De gegevens voor de registratie (e-mailadres, instemming met de overeenkomstvoorwaarden) zijn nodig voor het sluiten van de overeenkomst; zonder deze gegevens kunnen wij geen account aanmaken. Alle overige gegevens zijn vrijwillig.

b) Club- en wedstrijdgegevens

Teams, spelers (naam, nummer, positie, foto's), wedstrijden, opstellingen, doelpuntenmakers, kaarten, tegenstanders, sponsors, branding. Invoer handmatig, via AI-fotoimport of via de AI-assistent. Op verzoek van de club worden speelschema's, uitslagen, standen, wedstrijdverlopen en opstellingen bovendien automatisch overgenomen uit openbaar toegankelijke wedstrijdgegevens en worden wapens van tegenstanders uit openbaar toegankelijke bronnen aangevuld; daarbij verwerken wij ook namen van speelsters en spelers die zelf niet bij ons geregistreerd zijn (Art. 14 AVG). Verwerking in opdracht van de club (sectie 10).

c) Afbeeldingen uploaden & mediabibliotheek

Foto's worden vóór het uploaden in de browser verkleind; daarbij worden metagegevens (bijv. GPS-positie) verwijderd. Opslag in een privébestandsopslag (AWS Frankfurt), levering alleen via kortlevende ondertekende links (60 minuten).

d) AI-functies

Voor de AI-assistent (chat), caption-suggesties, tekstcorrectie en de verwerking van gefotografeerde wedstrijdverslagen/opstellingen sturen wij de betreffende teksten, wedstrijdgegevens of foto's naar Anthropic (Claude, VS). Anthropic verwerkt de inhoud met Zero Data Retention (geen opslag na verwerking) en gebruikt deze niet om modellen te trainen (contractueel overeengekomen). Gesprekken met de AI-assistent (berichten en bijgevoegde afbeeldingen) slaan wij op bij de betreffende gebruiker, zodat ze op alle apparaten kunnen worden voortgezet; ze kunnen op elk moment zelf worden verwijderd en worden 90 dagen na het laatste bericht automatisch verwijderd. Voor achtergrondverwijdering en AI-achtergrondafbeeldingen sturen wij de betreffende afbeeldingen of het clublogo naar Replicate (VS). AI-gegenereerde achtergrondafbeeldingen zijn synthetische inhoud. Het gebruik is vrijwillig; de AI genereert alleen suggesties die de gebruiker controleert (geen geautomatiseerde besluitvorming volgens Art. 22 AVG).

e) Afbeeldingen en video's maken

Afbeeldingen worden op onze servers gerenderd. Video's worden gerenderd door een door ons beheerde dienst bij Railway (datacenter Amsterdam/EU); daarheen worden de voor de video benodigde inhoud (grafische gegevens, namen, foto's) voor eenmalige verwerking overgedragen en niet permanent opgeslagen.

f) Betalingsafhandeling

Via Stripe: e-mail, betaalgegevens, abonnementsstatus. Wij slaan geen kaartgegevens op. Factuurgerelateerde gegevens bewaren wij conform §§ 147 AO, 257 HGB 10 jaar (sub c).

g) E-mailverzending

Transactionele e-mails (inlogcodes, bevestigingen, uitnodigingen, activering, meldingen over de proefperiode, opzegbevestiging) via Resend (VS).

Nieuwsbrief (nieuws & aanbiedingen): alleen met je toestemming, die je bij de registratie vrijwillig geeft via een vinkje (Art. 6 lid 1 sub a AVG, § 7 Abs. 2 UWG). Daarvoor maken wij je e-mailadres als contact aan bij Resend en slaan wij het tijdstip van de toestemming als bewijs op. Je kunt deze op elk moment intrekken via de afmeldlink in elke e-mail of via een bericht aan support@matchday.design; belangrijke e-mails over de overeenkomst blijven daarvan onverlet.

h) Websitebezoek, logs & beveiliging

Bij een bezoek verwerkt onze hostingpartij Vercel IP-adres, tijdstip, opgevraagde URL en user-agent in serverlogs (sub f — bedrijfsvoering en beveiliging). Wij beheren geen eigen logopslag; de logs worden volgens de bewaartermijnen van het hostingplatform bewaard en niet daarbuiten permanent opgeslagen. Ter bescherming van inloggen en formulieren gebruiken wij Vercel BotID (botdetectie, sub f, geen cookies). Ter voorkoming van misbruik beperken wij aanvraagfrequenties via Upstash (Redis, datacenter Frankfurt/EU); daarbij worden kortlevende technische sleutels (organisatie-ID, gepseudonimiseerd IP-adres) voor hooguit enkele minuten opgeslagen.

i) Webanalyse (alleen met toestemming)

Vercel Web Analytics / Speed Insights, zonder cookies (paginaweergaven, referrer, apparaatcategorie, land). Alleen na toestemming in de cookiebanner (sub a); intrekking op elk moment via „Cookie-instellingen“ in de voettekst.

j) Cookies & lokale opslag

Technisch noodzakelijke cookies (inloggen, actieve organisatie, de cookiekeuze zelf) en voorkeuren (taal, gebruikersinterface) conform § 25 Abs. 2 TDDDG. Je cookiekeuze leggen wij vast met een willekeurige identificatie, tijdstip, gepseudonimiseerd IP-adres en browser-identificatie als bewijs (Art. 7); bewaartermijn 13 maanden. Details in het cookiebeleid.

k) Opzegformulier (§ 312k BGB)

E-mail, opzegverzoek, optioneel reden; opslag voor de afhandeling en als bewijs voor de duur van de wettelijke bewijsplichten. Je ontvangt een ontvangstbevestiging per e-mail.

l) Support & aanvragen

E-mails aan support@matchday.design en het formulier voor een custom-abonnement (naam, e-mail, clubgegevens) worden per e-mail verwerkt en niet in de productdatabase opgeslagen.

m) Clubpagina's (bio-link)

Openbare clubpagina's (clubs.matchday.design en klantdomeinen) beheren wij als verwerker van de club: geen cookies, geen tracking, geen scripts van derden; serverlogs zoals onder h); optionele weergave-/klikteller slaan uitsluitend totaalwaarden op zonder persoonsgegevens. Bij klantdomeinen geven wij de domeinnaam door aan Vercel (domeinbeheer).

n) Matchday Sideline App (iOS/Android)

De app „Matchday“ is een toegang tot je bestaande Matchday.design-account; de verwerkingen onder a) tot en met m) zijn van toepassing. Aanvullend geldt voor de app:

• Inloggen: Na het inloggen slaan wij de sessie versleuteld op je apparaat op (iOS-sleutelhanger resp. Android-Keystore), zodat je ingelogd blijft. Registratie en inloggen verlopen zoals onder a).
• Camera en foto's: Toegang alleen als je zelf een foto maakt of kiest (bijv. voor posts, opstellingen of wedstrijdverslagen), en alleen na jouw toestemming in de apparaatinstellingen. Gekozen afbeeldingen worden verwerkt zoals onder c). Bij het opslaan van voltooide posts schrijft de app naar je mediabibliotheek, maar leest die niet uit.
• Meldingen (optioneel): Als je herinneringen inschakelt (bijv. „Hoe is de wedstrijd afgelopen?“), slaan wij een apparaattoken op en sturen wij meldingen via de pushdienst van Expo, die ze doorgeeft aan Apple (Apple Push Notification Service) resp. Google (Firebase Cloud Messaging) (sub a). Je kunt meldingen op elk moment in de app of in de apparaatinstellingen uitschakelen; bij uitloggen verwijderen wij het token.
• Stabiliteit en prestaties: De app stuurt technische meetwaarden over opstarttijd en prestaties (bijv. laadtijden, app-versie, apparaattype, besturingssysteem) naar de dienst EAS Observe van Expo om fouten en trage processen te herkennen. Inhoud uit je account is daarin niet opgenomen.
• Geen tracking: De app bevat geen reclame, geen app-overstijgende tracking en gebruikt geen advertentie-ID's.
• App-updates: Foutherstel laadt de app via de updatedienst van Expo na; daarbij worden technische gegevens (IP-adres, app-versie, apparaatplatform) verwerkt.
• Account verwijderen: In de app onder „Meer → Account → Account verwijderen“ (resp. op het web onder „Instellingen → Persoonlijk“), zie matchday.design/data-deletion.

Voor het downloaden van de app gelden aanvullend de privacybepalingen van Apple (App Store) resp. Google (Google Play); deze aanbieders handelen daarbij onder eigen verantwoordelijkheid.

Met alle aanbieders via wie persoonsgegevens worden verwerkt, bestaan verwerkersovereenkomsten conform Art. 28 AVG.

Doorgifte aan derde landen: Voor zover aanbieders gevestigd zijn in de VS, baseren wij de doorgifte primair op het adequaatheidsbesluit inzake het EU-US Data Privacy Framework (DPF) van 10 juli 2023 (Art. 45 AVG), indien de aanbieder gecertificeerd is, aanvullend op standaardcontractbepalingen (Art. 46 lid 2 sub c AVG). Lijst van DPF-bedrijven: dataprivacyframework.gov/list.

• Account-/clubgegevens: tot verwijdering door de gebruiker resp. de club
• Gegenereerde afbeeldingen/video's: 6 maanden vanaf aanmaak, daarna automatische verwijdering (eerder, als de gebruiker ze zelf verwijdert)
• Wedstrijden incl. opstelling en highlights: 6 maanden vanaf de aftrap, daarna automatische verwijdering
• Factuurgegevens: 10 jaar (§§ 147 AO, 257 HGB)
• Bewijs van cookietoestemming: 13 maanden
• Opzegverzoeken: 12 maanden
• Afgeronde renderopdrachten, gebruikstellers: 30 dagen tot 13 maanden (automatisch verwijderd)
• Serverlogs: volgens de termijnen van het hostingplatform, geen eigen logopslag
• Rate-limit-sleutels: enkele minuten (automatische vervaldatum)
• Gebruiksstatistiek per dag, logboeken van administratieve handelingen: 2 jaar
• Gratis accounts zonder gebruik: kunnen na 6 maanden zonder inloggen worden verwijderd (§ 5 Abs. 5 AGB); geblokkeerde toegangen zonder abonnement na 6 maanden (§ 4 Abs. 5 AGB)
• Gesprekken met de AI-assistent incl. bijgevoegde afbeeldingen: 90 dagen na het laatste bericht, daarna automatische verwijdering (eerder, als de gebruiker ze verwijdert)

• Inzage (Art. 15)
• Rectificatie (Art. 16)
• Verwijdering (Art. 17)
• Beperking (Art. 18)
• Gegevensoverdraagbaarheid (Art. 20)
• Bezwaar (Art. 21)
• Intrekking van toestemming (Art. 7 lid 3) — bijv. analyse via „Cookie-instellingen“ in de voettekst

Om je rechten uit te oefenen, kun je contact opnemen via support@matchday.design. Je club verwijder je bovendien direct in de applicatie onder Instellingen → Club. Betreft je verzoek gegevens die een club over jou heeft ingevoerd (bijv. als speler/speelster), wend je dan bij voorkeur tot je club als verwerkingsverantwoordelijke; wij ondersteunen de afhandeling daarvan.

Je hebt het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit (Art. 77 AVG). Bevoegd is:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

• Versleutelde overdracht (TLS/HTTPS, HSTS)
• Scheiding van klantomgevingen — elke club ziet alleen de eigen gegevens; geautomatiseerde beveiligingstests
• Row-Level-Security in de database als extra beschermingslaag
• Privébestandsopslag met kortlevende ondertekende links
• Versleutelde opslag van toegangstokens; pseudonimisering van IP-adressen
• Geen opslag van betaalgegevens op onze servers

Details: bijlage bij de AVV.

Voor inhoud die clubs invoeren (met name spelersgegevens en -foto's, ook van minderjarigen), is de club verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker (Art. 28). De AVV incl. technische maatregelen is daar te raadplegen. Clubs moeten de vereiste toestemmingen — bij minderjarigen die van de wettelijke vertegenwoordigers — zelf inwinnen.

Een uitsluitend geautomatiseerd besluit, inclusief profilering (Art. 22 AVG), vindt niet plaats. AI-functies genereren alleen suggesties die gebruikers controleren.

Wij passen deze verklaring aan bij gewijzigde functies of wetgeving; de actuele versie met datum van de laatste versie vind je op deze pagina.